INTRODUCCIÓN
La empresa QSAR Analytics S.A. De C.V. considera la HONORABILIDAD como el valor central de todas sus actividades, conforme a lo anterior, la forma de hacer negocios es libre de cualquier tipo de corrupción o soborno. También, hace inclusivas aquellas las leyes nacionales e internacionales que le apliquen.
La política aquí presentada está acompañada de las directrices que puedan ser de ayuda para su ejemplificación, comprensión e implementación, sin embargo, los usuarios deben limitarse a ellos.
POLÍTICA
Todos los miembros de la empresa tienen la responsabilidad de observar un comportamiento HONORABLE y apegado a nuestra filosofía institucional, código de ética y valores; por lo tanto, está prohibido incurrir en prácticas de soborno y corrupción.
ALCANCE
Esta política es aplicable para todos los colaboradores de la empresa sin importar su puesto y nivel jerárquico, así como la temporalidad de su contrato. Además, incluye a clientes externos, proveedores y organismos gubernamentales con los que trate la empresa.
También, es aplicable a cualquier trato, contrato o negociación que se tenga dentro o fuera del país.
DEFINICIONES
- Soborno, toda actividad de ofrecimiento de cualquier dádiva (obsequio) a cambio de beneficios particulares.
- Regalos, cualquier cosa de valor que o cualquier otro tipo de beneficio entregado a una persona como pago a un favor.
- Regalo institucional, aquellos artículos que lleven el logotipo de la empresa.
- Comida de negocios, aquellas reuniones que se mantengan en un restaurante o cafetería con la finalidad de hablar de temas corporativos.
RESPONSABILIDADES
- Dirección General, apoyar con la implementación de las estrategias para la formación del gobierno corporativo de la organización. También, se requiere que sea auxiliar en la revisión de los contratos que se hacen con clientes externos, así como de las negociaciones que con ellos se sostengan.
- Dirección de Aseguramiento de la Calidad y Operaciones, estar pendiente de la implementación, modificación y mantenimiento de las directrices aplicables para el gobierno corporativo de la empresa. Adicionalmente, verificar los contratos que se hacen con los proveedores, así como de dictar las medidas auxiliares para la concientización del personal para su adopción y práctica.
- Direcciones de área, apoyar con la implementación de las políticas y directrices.
- De todo el personal, llevar a la práctica las políticas y directrices este documento, así como los auxiliares. Además de denunciar aquellos casos que violen estos estatutos.
SOBORNO Y CORRUPCIÓN
Entendiendo como soborno toda actividad de ofrecimiento de cualquier dádiva (obsequio) a cambio de beneficios particulares, los colaboradores tienen la responsabilidad de notificar acerca de las situaciones que tengan como intención incurrir en él, sin importar de quién venga el planteamiento y si el beneficio es completamente personal o para toda la organización.
CONFLICTO DE INTERÉS
Un conflicto de interés surge cuando los intereses personales, sociales, económicos o políticos están por delante de los intereses de la compañía. Su aparición puede dañar la reputación de un colaborador o de la organización.
QSAR Analytics S.A. de C.V., respeta los intereses de su personal y no desea interferir en su vida personal, es por ello por lo que cada individuo es responsable de evitar situaciones que presenten (o generen la aparición) de un conflicto entre sus intereses y los de la empresa.
Ejemplos de conflictos de intereses en materia de inversiones o transacciones personales:
- Tener interés económico sustancial con un proveedor, competencia o cliente.
- Tener interés en una transacción en la que se sabe que QSAR Analytics está o puede estar interesado.
- Aprovecha las oportunidades corporativas de la empresa en beneficio propio; o
- Recibir honorarios, comisiones, servicios u otras compensaciones de un proveedor, competencia o cliente.
REGALOS, ATENCIONES Y ARTÍCULOS DE VALOR
La empresa prohíbe a sus empleados aceptar regalos, servicios, atenciones, beneficios, descuentos, viajes, comidas, préstamos, artículos o dinero por parte de clientes, proveedores y entidades gubernamentales. Lo único que se puede recibir son regalos institucionales, sin embargo, dependiendo del tipo de obsequio, QSAR Analytics S.A. de C.V., se reserva el derecho de aceptarlo o regresarlo. Asimismo, los regalos que la empresa entregue serán de carácter institucional y serán otorgados en épocas representativas (por ejemplo, el periodo decembrino) o de aniversario de la compañía.
COMIDAS DE NEGOCIOS
QSAR Analytics S.A. de C.V., apoya la convivencia que permita estrechar relaciones con sus clientes, colaboradores y proveedores; sin embargo, antes de aceptar alguna invitación el personal evaluará el lugar y las intenciones de esta, asegurándose de que el horario es pertinente y acorde a la situación particular. Por otra parte, es responsabilidad de todos los colaboradores, tener el debido cuidado de ofrecer algún tipo de celebración pudiendo ser interpretada como soborno.
COMPROMISOS Y PROMESAS
Es de suma importancia, ofrecer a los clientes un trato con integridad y profesionalismo. Para generar confianza y credibilidad con los ellos, se debe tener como compromiso sólo aquello que se pueda cumplir en su totalidad.
Los argumentos de ventas utilizados por QSAR Analytics S.A. de C.V., deben estar libres de información apócrifa con relación a la disponibilidad, fecha de entrega o calidad de nuevos productos, términos de venta, incluyendo el pago.
REGISTROS CONTABLES
Es necesario llevar un registro empresarial preciso que ayude a gestionar la compañía. Ayudando al cumplimiento con su obligación de proporcionar de forma precisa, completa y oportuna la información financiera. Todos los registros relacionados a las actividades financieras de la empresa (informes financieros, así como hojas de asistencia, justificantes, cuentas, facturas, informes de gastos, registros de nóminas y beneficios, evaluaciones del desempeño y otros datos esenciales de la compañía), deben reflejar absoluta y fielmente las transacciones comerciales de la compañía.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y OTROS REGISTROS
QSAR Analytics dispone del procedimiento adecuado para gestionar su información y registros, con el fin de garantizar que sean conservados, almacenados y en el momento adecuado, destruidos conforme a las necesidades de la empresa y en coordinación con los requisitos legales, normativos, fiscales, laborales y comerciales vigentes. En dicho procedimiento se define la duración adecuada de la conservación, aunque algunos documentos pueden ser conservados más allá del periodo normal de retención.
SELECCIÓN DE CLIENTES
QSAR Analytics S.A. de C.V., no establece diferencias discriminatorias de ningún tipo, sino que selecciona sus mercados con base en los criterios de negocio; en caso de que un cliente esté involucrado en actos ilegales o no éticos, será motivo para negar un contrato o incluso de terminarlo.
Es de suma importancia, brindarles un trato con integridad y profesionalismo.
En ningún caso se seleccionará a clientes mediante ofrecimientos que falten a los valores empresariales, ni con base en dádivas u obsequios ofertados al vendedor o a cualquier involucrado en el trato con clientes externos.
POLÍTICA ANTI-REPRESALIAS
La empresa hace patente a través de la Dirección General que quedan estrictamente prohibidas las represalias contra cualquier empleado que busque consejo, indique su preocupación o informe de una mala conducta. Si un empleado, independiente de su función en la empresa, toma represalias contra algún colaborador que haya informado con sinceridad acerca de algún incumplimiento, la organización tomará las medidas adecuadas.
MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Si algún colaborador participara en algún acto que atente contra los valores de la empresa, esté involucrado en un acto de soborno, práctica de corrupción, etc., esto será motivo para generar su baja de la empresa, las acciones particulares se verán con la Dirección de Aseguramiento de la Calidad y Operaciones y con la Dirección General. La empresa se reserva el derecho de ejercer alguna acción civil, penal o administrativa, dependiendo de la severidad de la falta y el riesgo en el que se ponga a la compañía.